Método agile para el diseño de los espacios de trabajo

La metodología Agile apareció hace más de una década como un manifiesto de buenas prácticas y herramientas para lograr dinamismo en los proyectos. Supuso una revolución para las empresas dedicadas al mundo digital y a la programación. Diez años después, los beneficios de esta metodología son tan evidentes, que continúa extendiéndose a otras empresas y a nuevos sectores.

Para disfrutar de los beneficios de la metodología Agile, no es suficiente con utilizar las distintas herramientas de gestión del trabajo que componen el método. Trabajar de forma Agile implica un cambio en el enfoque del trabajo, en sus procesos, y también en el diseño de los espacios. Para lograr todo ello, primero es necesario que interioricemos algunas pautas:

• Apreciar el valor de las personas. Por mucho estrés que tengamos sobre nuestras espaldas, no podemos olvidar que trabajamos con seres humanos. Es necesario fomentar un ambiente sano, de confianza y abierto.
• El trabajo en equipo y la colaboración son la base del proyecto. El feedback y la cooperación tanto entre los grupos de trabajo como con el cliente son la forma en la que avanzan los proyectos y se cierran las tareas. 
• El pragmatismo y la eficacia deben guiar nuestras decisiones para alcanzar el objetivo. 
• Los cambios son buenos. Las revisiones, las correcciones, los cambios de rumbo son una forma de mejorar y avanzar, no un contratiempo. Por eso es importante una constante colaboración y feedback entre los implicados. 

Espacios flexibles, mayor productividad

Al cambiar la filosofía y la organización del trabajo, muchos de los espacios tradicionales de las oficinas dejan de sernos útiles, y aparecen nuevas necesidades. Para trabajar por equipos, no necesitaremos una gran sala de reuniones, sino varios espacios en los que los grupos puedan reunirse simultáneamente, trabajar y coordinarse. Del mismo modo, los despachos y los cubículos pierden todo su sentido, ya que solamente entorpecerían la comunicación.

Puede ser complicado en un primer momento diseñar los espacios pensando en la metodología Agile, pero es mucho más fácil de lo que parece. Lo más importante es mantener la flexibilidad, y todo irá encajando poco a poco. Veamos las principales características de las oficinas Agile:

1. Una oficina Agile debe permitir que los espacios se adapten fácilmente a las necesidades cambiantes de los proyectos y de las tareas. No todas las fases del proyecto requerirán los mismos colaboradores ni las mismas tareas, por lo que el mobiliario debe ser dinámico, y fácilmente adaptable.

2. Debemos primar la comunicación y el acceso a la información relacionada con las tareas y el desarrollo de las actividades. Por eso, es imprescindible utilizar las paredes y contar con pizarras, tablones, y material visual que nos permita un seguimiento rápido de todo el grupo.

3. El método Agile divide un proyecto grande en pequeñas tareas que se reparten por grupos, por lo que los objetivos no son personales, sino grupales. Debemos ofrecer autonomía a cada grupo para organizarse como mejor estime conveniente. Los puestos de trabajo individuales pierden su sentido, y se hacen necesarios espacios prácticos, que serán ocupados por diversas personas en función de las situaciones.

4. Tener los recursos fácilmente disponibles es imprescindible, no resulta muy dinámico tener que cambiar de sala para disponer de un monitor más, o tener que pedir permiso para sacar unas fotocopias.

Aunque cada empresa y cada proyecto es un mundo, es innegable que la metodología Agile transforma los espacios de trabajo. Las oficinas tienden a ser cada vez más dinámicas y flexibles, y aunque no estemos listos para implantar esta metodología en su versión más pura, seguro que podemos beneficiarnos de algunas de sus propuestas y métodos en nuestras oficinas.

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