Los grandes cambios más abruptos de las últimas décadas ocurrieron en un año y pocos meses, trastornos de los cuales el mundo del trabajo no es ajeno. Las crecientes oportunidades en el ámbito empresarial son el gran reto del mundo que no necesita de oficinas para trabajar, pero si para crecer. Aquí donde muchas empresas, ven la necesidad de enfrentarse a la remodelación de sus oficinas, pero ¿Cuáles son sus desafíos más relevantes?
La oficina, como espacio físico actúa como herramienta de gestión, tiene el potencial para facilitar, promover e, incluso, impedir o complicar la tarea cotidiana. En una sociedad que se transforma, este ámbito debe tener la posibilidad de transformarse en el tiempo y de hacerlo en forma simple y económica.
Un diseño de oficinas que permita la fácil transformación del ambiente de trabajo es y será, un factor clave para las empresas cuyo negocio se transforma constantemente. Se trata de una tendencia que busca conseguir la máxima flexibilidad posible tanto en el ‘layout’ como en el mobiliario para permitir que el espacio, apoyado por la tecnología, pueda reorganizarse de acuerdo con las cambiantes necesidades de la empresa y de sus empleados.
Por otra parte, un diseño interior concebido para estimular la creatividad de las personas y favorecer los encuentros ocasionales, las reuniones informales y el trabajo en equipo, también promueve el surgimiento de la innovación en las organizaciones y por lo tanto, su supervivencia.
De esta forma, el espacio de trabajo moderno se transforma en un punto de encuentro donde los empleados desarrollan proyectos y se reúnen. Porque a pesar de que los límites físicos se diluyan, la necesidad de colaboración, comunicación y socialización está en la naturaleza humana: necesitamos compartir para ser más creativos.
Durante años, el espacio de trabajo se ha distribuido de acuerdo con las jerarquías de los empleados. La tan deseada corner office se asignaba al Presidente o al Gerente General mientras que el resto de las tipologías se distribuía en relación al estatus de cada usuario dentro de la empresa. Metros cuadrados cada vez más caros, la necesidad de una mayor comunicación entre los colaboradores para fortalecer el trabajo en equipo y los frecuentes cambios dentro de la oficina para adaptarse a una economía que cada día plantea nuevos paradigmas, han hecho de este modelo una especie en extinción.
Activity Based Working (el espacio basado en las actividades) es una estrategia que otorga a las personas la posibilidad de elegir múltiples opciones de espacios dentro de la oficina de acuerdo con la actividad que desarrollen en cada momento. Lejos de forzar a los empleados a resolver sus tareas diarias en un único puesto fijo, esta estrategia alienta a las personas a usar los espacios de la oficina que mejor se adaptan al trabajo que están desarrollando.
Se trata de que la construcción de oficinas ofrezca espacios con una variada gama de opciones, un set de diferentes espacios para dar soporte a la diversidad de actividades que se llevan a cabo. De esta forma, cada uno puede elegir el ámbito más adecuado para la tarea que tiene entre manos (trabajo de concentración, reuniones programadas, espontáneas o informales, llamadas telefónicas, capacitación o descanso) en lugar de trabajar en un solo entorno, anclado en un escritorio.
Hoy, las organizaciones son cada vez más diversas. La globalización, el desarrollo de las tecnologías de la información, los cambios demográficos, la inmigración, el nuevo papel de la mujer en el mercado laboral, el desarrollo de la ideología de género y la solidaridad con la discapacidad, entre otros factores, están ayudando a consolidar esta tendencia.
La conciencia de esta diversidad –que no solo abarca las características antropométricas de las personas sino también sus diferencias culturales, idiomáticas, etarias, religiosas, funcionales, etc. también está presente en la oficina, el ámbito donde se desarrolla gran parte de nuestra vida.
Considerar las distintas aptitudes de la fuerza laboral a la hora de planificar el diseño interior del espacio de trabajo es una necesidad ineludible que, además de ser moralmente deseable, proporciona ventajas adicionales que permite a las empresas entender mejor las necesidades de los distintos mercados, tomar mejores decisiones, generar soluciones y estrategias alternativas, y potenciar la satisfacción y el compromiso de los empleados; las personas que se sienten valoradas e incluidas tienen una mayor lealtad con la empresa.
Aplicar los principios del Diseño Universal también ayudará a crear entornos inclusivos que puedan ser utilizados por todos los usuarios ya sean altos, bajos, obesos, zurdos, diestros, discapacitados, adultos mayores, jóvenes, etc.
La sustentabilidad no es un plus adicional, es un requerimiento que está en la base de las demandas de la sociedad y las empresas deben cumplir un rol cada vez más activo en la preservación del medio ambiente. El exceso de iluminación artificial y de aire acondicionado ya no constituye un modelo aceptable. Actualmente, muchas organizaciones han comenzado a adoptar una arquitectura sustentable a raíz de los beneficios que esto implica: reducción de costos, mayor eficiencia energética, atracción y retención de personal, y mejoras en la productividad, la reputación y los servicios prestados.
Para efectivamente lograr una oficina sustentable no solo hace falta considerar la localización, la envolvente, los materiales y la eficiencia energética del edificio. También hay que tener en cuenta el uso eficiente del espacio junto con un manejo responsable del agua y la basura, todo sustentado en la cultura de la organización. Y el panorama no estaría completo si no incluyéramos al actor principal: el usuario. La evidencia demuestra que las organizaciones que quieran implementar políticas sustentables exitosas deberán contar con la participación activa y el compromiso de los trabajadores. La verdadera sustentabilidad se encuentra en la intersección entre el entorno físico, la tecnología y las personas.
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